FORMALIZACION DE UNA EMPRESA
MARCELA
AGUDELO QUIROZ
ERICA
VERGARA GALLO
11.5
Jorge
Rentería
Profesor
INSTITUCION
EDUCATIVA
JOSE
ROBERTO VASQUEZ
BARRIO
MANRIQUE
MEDELLIN
2013
1
11.
¿Qué es la formalización?
Para los efectos de la presente Guía se
entiende por formalizar el revestir de formas legales y empresariales a una
unidad productiva. Es lograr no solo cumplir requisitos legales sino
administrarse, gestionarse, planearse y dirigirse de una manera seria,
responsable y acorde con las exigencias del mundo empresarial moderno para
garantizar su sostenibilidad y permanencia en el mercado.
22.
¿Qué
es una empresa formal?
A efectos de este trabajo, se considera como formal
aquella empresa que desarrollando
una actividad económica lícita, cumple con los
requisitos que exige el Estado (DNP 2007).
No obstante, a pesar de ser la definición más
acogida en Colombia, se debe agregar un
elemento importante para diferenciar una empresa
formal de la informal, el cumplimiento
de normas técnicas sectoriales a través de la
implementación de buenas prácticas empresariales, tal como se explica a
continuación.
3. ¿Que son buenas prácticas empresariales?
Las "Buenas Prácticas de Gestión Empresarial
comprenden una serie de medidas prácticas, de fácil aplicación, que un
empresario puede realizar para aumentar la productividad, bajar los costos,
reducir el impacto ambiental de la producción, mejorar el proceso productivo,
así como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata de un
instrumento para la gestión de costos, la gestión empresarial y para iniciar
cambios organizativos. Solamente prestando adecuada atención a estos tres
elementos se logra una triple ganancia (Económica, ambiental y organizativa) y
se establecen en la empresa las bases modestas para un continuo y exitoso
proceso de mejoramiento continuo”1
44.
¿Por
qué se debe formalizar una empresa?
En un mundo cada vez más competitivo,
formalizar una empresa es actuar dentro del marco de las disposiciones legales
del país, obteniendo de este modo beneficios y adquiriendo responsabilidades
como se verá más adelante. A través de la formalización el empresario puede
acceder a los diferentes servicios que Promueven su competitividad,
sostenibilidad y rentabilidad lo que le permite insertarse en nuevos mercados y
relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabón es
de las cadenas productivas, los clusters2y las redes de colaboración presentes en
la ciudad de Medellín y el departamento de Antioquia.
55.
¿Qué
oportunidades y beneficios se obtienen al ser formal?
Según cifras del Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo del año 2009, las mi pymes representan 99% del tejido
empresarial del país, no obstante alrededor de 60% de ellas son informales.
En Medellín esta informalidad se explica, en
parte, por la falta de una adecuada información para el emprendedor/empresario
sobre cuáles trámites debe realizar para ajustar su empresa a los lineamientos
legales; ante cuáles entidades se debe llevar a cabo cada trámite; cuánto
dinero cuestan; cuánto tiempo se debe invertir, y qué beneficios y servicios obtiene
por hacerlo. En el siguiente cuadro se relacionan las oportunidades que tiene
una empresa formal y los riesgos y obstáculos que tiene una empresa informal
66.
¿Qué
se debe tener en cuenta para crear una empresa formal?
Crear empresa en el municipio de Medellín es
un gran compromiso que implica al emprendedor/empresario asumir
responsabilidades y aprovechar, de manera seria, los múltiples servicios de
apoyo y acompañamiento empresarial que están diseñados y vienen siendo implementados
en la ciudad para el beneficio de las empresas en los primeros años de operación
legal.Para hacer empresas sostenibles, rentables, competitivas, con grandes
posibilidades de éxito empresarial, deben seguirse unos pasos que darán
claridad al emprendedor/empresario de la clase de empresa que tiene hoy y la
que quiere tener en el futuro próximo.Lo primero que se debe efectuar es
definir a qué se va a dedicar la empresa, luego realizar ajustes de los
aspectos relevantes de la idea de negocio y hacer el plan de empresa o plan de
negocio.Antes de una empresa comenzar su operación, debe dar respuesta a las
siguientes preguntas, las cuales orientarán al empresario en el desarrollo del
plan de negocio:
·
¿Qué está demandando el mercado y cómo puede
la empresa satisfacer esa necesidad?
·
¿Qué tiene la empresa para
ofrecer?
·
¿Qué valor agregado tienen
los productos y/o servicios de la empresa?
·
¿Quién compraría los
productos y/o servicios de la empresa?
·
¿Cómo se van a promocionar
los productos y/o servicios?
·
¿Cuánto dinero se necesita
para desarrollar la empresa?
·
¿Qué activos tangibles e
intangibles se requieren para el funcionamiento de la empresa?
·
¿Cómo se va a financiar la
empresa?
·
¿Qué cualidades y
habilidades debe tener el personal que trabaje en la empresa?
·
Dependiendo del tipo de
figura legal (persona natural o persona jurídica):
·
¿Qué trámites deben
realizarse para constituir una empresa?
·
¿Qué otros trámites o
permisos se requieren para dar inicio a la empresa?
·
¿Cuál es el costo de los trámites,
qué instituciones intervienen en la gestión de los mismos, y cuánto tiempo se
tarda en obtenerlos?
77.
¿Qué
es un plan de negocio?
El plan de negocio es un documento escrito en
el cual se plasman de forma clara y concreta los objetivos que el empresario
quiere alcanzar en su empresa en el corto, mediano y largo plazos. Le permite
hacer una valoración técnica, social y económica de sus distintas alternativas,
y establecer las diferentes estrategias que debe implementar para el logro de
estas.
88.
¿Qué
debe contener el plan de negocio?
Resumen ejecutivo: este resumen le permitirá
a la persona (empresario, inversionista, evaluador, integrante del proyecto,
entre otros) tener un panorama general sobre la razón de ser del negocio, el
alcance y su estrategia de crecimiento. El resumen ejecutivo debe contener los
siguientes ítems:
·
Concepto del negocio:
nombre, objetivos, descripción del producto y/o servicio, público
objetivo.19Formalización
·
Valoración del riesgo de
inicio en los aspectos técnicos, mercados, administrativo, financiero, legal,
ambiental.
·
Conocer las necesidades del
equipo de trabajo, en cuanto a perfiles, la formación, y
·
habilidades, destrezas y
competencias que se requiere para cada miembro.
·
Diseño de estrategia de
innovación y diferenciación de la competencia.
·
Mercado actual y potencial
en cifras.
·
Ventaja competitiva y
propuesta de valor.
·
Inversión requerida.
·
Tiempo de recuperación de la
inversión
·
Proyecciones de ventas y
viabilidad financiera.
·
Descripción del negocio: de
dónde surge la idea de negocio, cuáles son los antecedentes, la
·
actividad económica, el
público objetivo, las ventajas competitivas y la localización geográfica.
·
Plan estratégico de
mercadeo: el plan de mercadeo es el camino que el empresario se traza
·
desde el comienzo, para
tener un norte claro de conocer quién es el cliente, dónde está ubicado,
·
qué compra, en qué
condiciones, cuándo y cómo lo hace, y qué espera recibir después de tomar una
decisión. Esto nos da la pauta sobre el devenir de la empresa en términos
comerciales
·
y de mercado. En el plan
deben estar especificados el público objetivo, las metas por alcanzar
·
en cada período de tiempo,
el porcentaje de mercado que se quiere penetrar, las estrategias,
·
tácticas y actividades que
se implementarán para lograr los objetivos, y las necesidades de recursos
técnicos, tecnológicos y humanos; igualmente se debe tener presente a la
competencia,
·
para generar estrategias
diferenciadas. El plan de mercadeo requiere una investigación inicial
·
basada en fuentes primarias
y secundarias, que le permiten a la persona tener un escenario
·
claro del propio negocio,
con un estudio profundo de las necesidades de los clientes, así como
·
de realizar una adecuada
mezcla de mercadeo: producto, precio, plaza y promoción
En
cuanto a las ventas, el equipo de trabajo debe ser seleccionado rigurosamente,
detallando en cada miembro las cualidades, actitudes y habilidades; además los
integrantes del equipo de trabajo deben tener capacidad de identificación de
nuevos clientes y nuevos mercados, y conocimiento del producto y/o servicio que
van a ofrecer.
Estructura
innovadora y tecnológica: permite conocer la disponibilidad de maquinaria y
equipo que se va a utilizar, usos eficientes de energía, la relación de horas
máquina/hombre, asignación de materias primas, condiciones de inversión,
diseños de empaques, oferta de servicios, racionalización de procesos.
Estructura
de costos, proveedores y suministros: sobre este aspecto se deben identificar
los costos variables y fijos para la producción del bien o servicio; de la
misma manera hay que tener presente el proceso de selección de proveedores a
partir de identificar la cadena de abastecimiento y sus condiciones logísticas,
teniendo en cuenta la calidad de su trabajo, los tiempos de respuesta, la
ubicación, la garantía que ofrecen y las políticas de pago; también, la
frecuencia de suministros y la rotación de inventario.
Organización
y recursos humanos: es necesario que se estructure un organigrama que se adecue
al tipo de organización que se va a tener, que defina claramente las lí-neas de
mando y el flujo de comunicación entre las diferentes áreas. La misión y la
visión deberán ser redactadas por un equipo de trabajo interdisciplinario y
socializar a todos los empleados para que sean incorporadas por éstos en su
quehacer diario. De igual manera, se deben definir las políticas internas que
orientarán sobre el funcionamiento general del negocio, y los
derechos
y deberes que tendrán los empleados; y para el buen desempeño de las labores
habrá que facilitar las herramientas a fin de que los colaboradores puedan
ejercer sus tareas de forma efectiva y eficiente. Formalización
En
cuanto a la contratación de personal, se deberá án
seguir los lineamientos exigidos por la normatividad vigente por el Estado, y
verificar con anticipación el proceso contractual, es decir, las entidades e
instituciones públicas y privadas que intervienen, tiempos de respuesta y
costos.
Análisis
financiero: es necesario definir la estructura financiera del negocio, que está
soportada en el patrimonio, el capital de trabajo, los costos, las inversiones
previstas, las fuentes de financiación, el flujo de caja, la contabilidad y la
rentabilidad. Se requiere tener un balance general de inicio, y seguimiento de
los indicadores básicos financieros que son liquidez, endeudamiento,
rentabilidad y de actividad
Aspectos
formales y estructura legal que tendrá el negocio: se refiere a todos aquellos
trámites administrativos y legales necesarios que deben llevarse a cabo para
constituir una empresa, y el régimen fiscal al que deberá responder. En el
capítulo 2 de esta Guía se desarrollará con más detalle cada uno de los
aspectos legales y formales que debe considerar una empresa.
