Formalizacion de una Empresa

FORMALIZACION DE UNA EMPRESA

MARCELA AGUDELO QUIROZ

ERICA VERGARA GALLO

11.5

Jorge Rentería

Profesor

INSTITUCION EDUCATIVA

JOSE ROBERTO VASQUEZ

BARRIO MANRIQUE

MEDELLIN

2013

1

11.     ¿Qué es la formalización?

Para los efectos de la presente Guía se entiende por formalizar el revestir de formas legales y empresariales a una unidad productiva. Es lograr no solo cumplir requisitos legales sino administrarse, gestionarse, planearse y dirigirse de una manera seria, responsable y acorde con las exigencias del mundo empresarial moderno para garantizar su sostenibilidad y permanencia en el mercado.

22.    ¿Qué es una empresa formal?

A efectos de este trabajo, se considera como formal aquella empresa que desarrollando

una actividad económica lícita, cumple con los requisitos que exige el Estado (DNP 2007).

No obstante, a pesar de ser la definición más acogida en Colombia, se debe agregar un

elemento importante para diferenciar una empresa formal de la informal, el cumplimiento

de normas técnicas sectoriales a través de la implementación de buenas prácticas empresariales, tal como se explica a continuación.

3.    ¿Que son buenas prácticas empresariales?

Las "Buenas Prácticas de Gestión Empresarial comprenden una serie de medidas prácticas, de fácil aplicación, que un empresario puede realizar para aumentar la productividad, bajar los costos, reducir el impacto ambiental de la producción, mejorar el proceso productivo, así como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata de un instrumento para la gestión de costos, la gestión empresarial y para iniciar cambios organizativos. Solamente prestando adecuada atención a estos tres elementos se logra una triple ganancia (Económica, ambiental y organizativa) y se establecen en la empresa las bases modestas para un continuo y exitoso proceso de mejoramiento continuo”1

44.    ¿Por qué se debe formalizar una empresa?

En un mundo cada vez más competitivo, formalizar una empresa es actuar dentro del marco de las disposiciones legales del país, obteniendo de este modo beneficios y adquiriendo responsabilidades como se verá más adelante. A través de la formalización el empresario puede acceder a los diferentes servicios que Promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad lo que le permite insertarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabón es de las cadenas productivas, los clusters2y las redes de colaboración presentes en la ciudad de Medellín y el departamento de Antioquia.

55.    ¿Qué oportunidades y beneficios se obtienen al ser formal?

Según cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo del año 2009, las mi pymes representan 99% del tejido empresarial del país, no obstante alrededor de 60% de ellas son informales.

En Medellín esta informalidad se explica, en parte, por la falta de una adecuada información para el emprendedor/empresario sobre cuáles trámites debe realizar para ajustar su empresa a los lineamientos legales; ante cuáles entidades se debe llevar a cabo cada trámite; cuánto dinero cuestan; cuánto tiempo se debe invertir, y qué beneficios y servicios obtiene por hacerlo. En el siguiente cuadro se relacionan las oportunidades que tiene una empresa formal y los riesgos y obstáculos que tiene una empresa informal

66.    ¿Qué se debe tener en cuenta para crear una empresa formal?

Crear empresa en el municipio de Medellín es un gran compromiso que implica al emprendedor/empresario asumir responsabilidades y aprovechar, de manera seria, los múltiples servicios de apoyo y acompañamiento empresarial que están diseñados y vienen siendo implementados en la ciudad para el beneficio de las empresas en los primeros años de operación legal.Para hacer empresas sostenibles, rentables, competitivas, con grandes posibilidades de éxito empresarial, deben seguirse unos pasos que darán claridad al emprendedor/empresario de la clase de empresa que tiene hoy y la que quiere tener en el futuro próximo.Lo primero que se debe efectuar es definir a qué se va a dedicar la empresa, luego realizar ajustes de los aspectos relevantes de la idea de negocio y hacer el plan de empresa o plan de negocio.Antes de una empresa comenzar su operación, debe dar respuesta a las siguientes preguntas, las cuales orientarán al empresario en el desarrollo del plan de negocio:

·          ¿Qué está demandando el mercado y cómo puede la empresa satisfacer esa necesidad?

·         ¿Qué tiene la empresa para ofrecer?

·         ¿Qué valor agregado tienen los productos y/o servicios de la empresa?

·         ¿Quién compraría los productos y/o servicios de la empresa?

·         ¿Cómo se van a promocionar los productos y/o servicios?

·         ¿Cuánto dinero se necesita para desarrollar la empresa?

·         ¿Qué activos tangibles e intangibles se requieren para el funcionamiento de la empresa?

·         ¿Cómo se va a financiar la empresa?

·         ¿Qué cualidades y habilidades debe tener el personal que trabaje en la empresa?

·         Dependiendo del tipo de figura legal (persona natural o persona jurídica):

·         ¿Qué trámites deben realizarse para constituir una empresa?

·         ¿Qué otros trámites o permisos se requieren para dar inicio a la empresa?

·         ¿Cuál es el costo de los trámites, qué instituciones intervienen en la gestión de los mismos, y cuánto tiempo se tarda en obtenerlos?

77.    ¿Qué es un plan de negocio?

El plan de negocio es un documento escrito en el cual se plasman de forma clara y concreta los objetivos que el empresario quiere alcanzar en su empresa en el corto, mediano y largo plazos. Le permite hacer una valoración técnica, social y económica de sus distintas alternativas, y establecer las diferentes estrategias que debe implementar para el logro de estas.

88.    ¿Qué debe contener el plan de negocio?

Resumen ejecutivo: este resumen le permitirá a la persona (empresario, inversionista, evaluador, integrante del proyecto, entre otros) tener un panorama general sobre la razón de ser del negocio, el alcance y su estrategia de crecimiento. El resumen ejecutivo debe contener los siguientes ítems:

·         Concepto del negocio: nombre, objetivos, descripción del producto y/o servicio, público objetivo.19Formalización

·         Valoración del riesgo de inicio en los aspectos técnicos, mercados, administrativo, financiero, legal, ambiental.

·         Conocer las necesidades del equipo de trabajo, en cuanto a perfiles, la formación, y

·         habilidades, destrezas y competencias que se requiere para cada miembro.

·         Diseño de estrategia de innovación y diferenciación de la competencia.

·         Mercado actual y potencial en cifras.

·         Ventaja competitiva y propuesta de valor.

·         Inversión requerida.

·         Tiempo de recuperación de la inversión

·         Proyecciones de ventas y viabilidad financiera.

·         Descripción del negocio: de dónde surge la idea de negocio, cuáles son los antecedentes, la

·         actividad económica, el público objetivo, las ventajas competitivas y la localización geográfica.

·         Plan estratégico de mercadeo: el plan de mercadeo es el camino que el empresario se traza

·         desde el comienzo, para tener un norte claro de conocer quién es el cliente, dónde está ubicado,

·         qué compra, en qué condiciones, cuándo y cómo lo hace, y qué espera recibir después de tomar una decisión. Esto nos da la pauta sobre el devenir de la empresa en términos comerciales

·         y de mercado. En el plan deben estar especificados el público objetivo, las metas por alcanzar

·         en cada período de tiempo, el porcentaje de mercado que se quiere penetrar, las estrategias,

·         tácticas y actividades que se implementarán para lograr los objetivos, y las necesidades de recursos técnicos, tecnológicos y humanos; igualmente se debe tener presente a la competencia,

·         para generar estrategias diferenciadas. El plan de mercadeo requiere una investigación inicial

·         basada en fuentes primarias y secundarias, que le permiten a la persona tener un escenario

·         claro del propio negocio, con un estudio profundo de las necesidades de los clientes, así como

·         de realizar una adecuada mezcla de mercadeo: producto, precio, plaza y promoción

En cuanto a las ventas, el equipo de trabajo debe ser seleccionado rigurosamente, detallando en cada miembro las cualidades, actitudes y habilidades; además los integrantes del equipo de trabajo deben tener capacidad de identificación de nuevos clientes y nuevos mercados, y conocimiento del producto y/o servicio que van a ofrecer.

Estructura innovadora y tecnológica: permite conocer la disponibilidad de maquinaria y equipo que se va a utilizar, usos eficientes de energía, la relación de horas máquina/hombre, asignación de materias primas, condiciones de inversión, diseños de empaques, oferta de servicios, racionalización de procesos.

Estructura de costos, proveedores y suministros: sobre este aspecto se deben identificar los costos variables y fijos para la producción del bien o servicio; de la misma manera hay que tener presente el proceso de selección de proveedores a partir de identificar la cadena de abastecimiento y sus condiciones logísticas, teniendo en cuenta la calidad de su trabajo, los tiempos de respuesta, la ubicación, la garantía que ofrecen y las políticas de pago; también, la frecuencia de suministros y la rotación de inventario.

Organización y recursos humanos: es necesario que se estructure un organigrama que se adecue al tipo de organización que se va a tener, que defina claramente las lí-neas de mando y el flujo de comunicación entre las diferentes áreas. La misión y la visión deberán ser redactadas por un equipo de trabajo interdisciplinario y socializar a todos los empleados para que sean incorporadas por éstos en su quehacer diario. De igual manera, se deben definir las políticas internas que orientarán sobre el funcionamiento general del negocio, y los

derechos y deberes que tendrán los empleados; y para el buen desempeño de las labores habrá que facilitar las herramientas a fin de que los colaboradores puedan ejercer sus tareas de forma efectiva y eficiente. Formalización

En cuanto a la contratación de personal, se deberá án seguir los lineamientos exigidos por la normatividad vigente por el Estado, y verificar con anticipación el proceso contractual, es decir, las entidades e instituciones públicas y privadas que intervienen, tiempos de respuesta y costos.

Análisis financiero: es necesario definir la estructura financiera del negocio, que está soportada en el patrimonio, el capital de trabajo, los costos, las inversiones previstas, las fuentes de financiación, el flujo de caja, la contabilidad y la rentabilidad. Se requiere tener un balance general de inicio, y seguimiento de los indicadores básicos financieros que son liquidez, endeudamiento, rentabilidad y de actividad

Aspectos formales y estructura legal que tendrá el negocio: se refiere a todos aquellos trámites administrativos y legales necesarios que deben llevarse a cabo para constituir una empresa, y el régimen fiscal al que deberá responder. En el capítulo 2 de esta Guía se desarrollará con más detalle cada uno de los aspectos legales y formales que debe considerar una empresa.